Digitaliza todos tus documentos para aumentar tu competitividad

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Digitaliza todos tus documentos para aumentar tu competitividad

Papeles, papeles y más papeles. Cualquier empresa que se preste acumula un montón de documentos sobre empleados, facturas, proveedores, archivos de clientes, etc. Llega un momento que el sitio físico se queda pequeño. Por eso, es el momento en el que tiene que realizar una transformación digital. La transformación digital puede ser considerada como la tercera etapa o tercera fase de la adopción de las tecnologías junto con mejora de la capacidad de uso y de aplicación que se logra a través de la alfabetización digital.

Hoy por eso, te queremos recomendar una digitalización de todos los documentos que tengas. Un asesoramiento sobre la transformación digital que se traduzca en resultados va mucho más allá de las meras consideraciones tecnológicas. Nos ponemos en contacto con GitDoc para que nos cuenten cuáles son los pasos a seguir.

“Cuando hablamos de un proceso de transformación digital te ayudamos a reorganizar tu modelo de trabajo, planteando nuevas formas de trabajar y de incorporar y asimilar en tus procesos nuevas metodologías de funcionamiento”, nos explican desde sus oficinas. De esta manera, cada empresa inicia la transformación en un punto diferente, y es necesario realizar un diagnóstico de la situación antes para tener claro qué objetivos perseguimos.

Pasos a seguir

El escaneado y la digitalización de documentos es un proceso que permite a las empresas acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos desde cualquier punto conectado. Es decir, tener toda la información que podemos tener al alcance de la mano. Una empresa de digitalización de documentos te asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar.

  • Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
  • Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
  • Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
  • Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.

Las herramientas  de automatización de procesos permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales. Está comprobado que está garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad.

Archivos legales

Como te hemos contado, el archivo físico tradicional, no es el más adecuado para gestionar con agilidad y total conocimiento, las necesidades requeridas en la explotación de expedientes jurídicos-legal. Son demasiados papeles que se acumulan y que pueden ocasionar problemas de búsquedas y de pérdida de información.

El gestionar, mantener organizado un archivo de expedientes acarrea grandes problemas como por ejemplo la dificultad para disponer de información de forma ágil y sencilla. La pérdida o deterioro de originales durante la manipulación de éstos. O incluso la imposibilidad de su utilización de forma simultánea.

Ahora mismo lo mejor es realizar estos procesos de implantación de sistemas de gestión en despachos de abogados solucionando la coexistencia y unificación de expedientes jurídicos-legal en papel y electrónicos. Para ello también ofrecen servicios como,

  • Convertir el archivo físico ACTIVO en un archivo electrónico con la estructura deseada.
  • Realizar inventario archivo físico PASIVO y trasvase a contenedores homologados.
  • Servicios de digitalización bajo petición archivo PASIVO (2 horas)
  • Custodia archivo físico ACTIVO y PASIVO
  • Etiqueta radiofrecuencia, sistema que garantiza la trazabilidad y la seguridad al incorporar chips controlables por radiofrecuencia

Es la mejor forma para localizar cualquier documento por: expediente, fecha, tribunal, cliente, tipo de documento, abogado asignado, tipo de actuación etc..)

 

Herramientas

En este caso, GitDoc propone un servicio que cubre  la gestión integral de facturas desde la recepción hasta su contabilización automática en el ERP del cliente, incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos adaptables a cada cliente. Sin  inversión en software, sólo paga por factura gestionada

Factura electrónica: Estas empresas también te pueden crear un portal para la emisión y recepción de facturas electrónicas que permite conectar a clientes y proveedores aportando ventajas para ambas partes. Sin inversión inicial solo paga por uso. De esta forma te puedes ahorrar un montón de dinero en papel. Gracias a este programa puedes realizar los siguientes movimientos:

  • Emisión de facturas: Factura web e importación desde sistema contable
  • Configuración formato y firma electrónica: e-Factura, Edi, Pdf  etc.
  • Configuración fichero contable:  Sap, Dimoni, Navisión, Oracle,Otros
  • Envío de facturas: Control de la trazabilidad
  • Alojamiento de datos: Consultas, portal accesible 24×7 vía internet mediante comunicación cifrada por protocolo seguro (https) para clientes y proveedores.

Sin duda, si tienes una empresa donde se manejan documentos lo de digitalizar los documentos ya no es una opción, ahora mismo es una obligación.