La gestión de Recursos Humanos es un área importante de las empresas. Sin embargo, son tareas que abarcan mucho tiempo y en ocasiones son bastante farragosas. La informática está creando software, programas, plataformas y aplicaciones que hacen este trabajo más cómodo y efectivo.
Hace no mucho tiempo, un trabajador recibía todas las notificaciones relacionadas con su trabajo en papel. La copia del contrato de trabajo, las nóminas, los partes de baja y de alta cuando enfermaba, etc. Si quería tenerlo todo ordenado debía guardarlos en una carpeta.
Esta documentación le iba a ser útil en diferentes momentos de su vida. Para alquilar un piso, para solicitar un crédito, para estudiar el derecho a percibir una prestación, etc.
Imagínate para una empresa tener guardados todos esos documentos de cada trabajador de la plantilla. Aunque la información estuviera informatizada, necesitaba un disco duro solo para ello. En ocasiones, Inspección de Trabajo o alguna administración pública le podía solicitar informes y los documentos originales que lo acreditaran.
Para gestionar tal volumen de información debía tener una persona ordenada y hábil para poder moverse entre tanto papeleo.
Era cuestión de tiempo buscar soluciones que hicieran más efectivas estas tareas.
Obligaciones laborales de las empresas.
Las relaciones laborales están reguladas por el derecho laboral. El Estatuto de los trabajadores es la norma principal. Luego se han elaborado un conjunto de leyes y decretos que lo perfilan y desarrollan.
En su suplemento de Economía y Empresa, llamado “UnCOMO”, Mundo Deportivo agrupa las responsabilidades de las empresas respecto a sus trabajadores en 5 áreas:
- Formación e información.
La empresa debe dotar a los trabajadores de medios de seguridad e higiene para hacer su trabajo en un ambiente seguro. Deberá efectuar cursillos y charlas para enseñarles a utilizarlos e informar sobre los protocolos de actuación ante cualquier eventualidad.
De forma clara, en las nóminas y otros documentos debe especificar que parte del salario bruto se destina a cubrir obligaciones con el estado, Hacienda y Seguridad Social, y otros programas concertados por la empresa.
- Elegir el marco legal y establecer el sistema de relaciones.
El empresario debe elegir el Convenio Colectivo al cual se suscribe y que tiene que ver con la actividad económica que desempeña. Este convenio servirá de base para resolver los posibles conflictos que puedan surgir entre los trabajadores y la empresa.
En el caso de que tenga más de 50 empleados, los trabajadores tienen derecho a elegir un comité de empresa que les represente y vele por sus intereses. El empresario debe fijar cómo se va a relacionar con este órgano y en qué actividades de la vida de la empresa deben estar presentes, respetando lo que marca la ley.
- Aplicación del Estatuto de los Trabajadores.
Es a la empresa, al ocupar un puesto de poder, a quien le corresponde aplicar la legislación. En el Estatuto de los Trabajadores se fijan los derechos básicos de los trabajadores. Esto incluye el derecho a percibir una retribución económica por el trabajo realizado, que debe estar reflejado en documento escrito, también incluye el derecho al descanso y el respeto al derecho a huelga.
El Estatuto de los trabajadores también fija los deberes. Como el deber del trabajador de cumplir una jornada laboral en la forma acordada con el empresario, de seguir una disciplina y de respetar las normas mínimas relativas a su seguridad.
- Obligaciones con la Seguridad Social.
La empresa tiene la obligación de afiliar a todos sus trabajadores a la seguridad social. Ella será la encargada de abonar mensualmente todas las cotizaciones a este organismo público. Tanto las que le corresponden, como la que debe descontar del salario bruto del trabajador.
También es la encargada de gestionar las situaciones excepcionales recogidas por la ley que impiden al trabajador trabajar, y que están cubiertas mediante algún tipo de prestación. Es el caso de bajas por enfermedad, baja por maternidad, accidentes laborales, etc.
Respecto a Hacienda, informará a la Agencia Tributaria de las personas físicas que tiene contratadas, de su retribución y se encargará de realizar las retenciones del IRPF.
- Seguridad e higiene en el trabajo.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales adjudica a la empresa la competencia de establecer medidas y medios dirigidos a reducir al mínimo la posibilidad de sufrir accidente de trabajo y enfermedad profesional.
La empresa debe fijar un plan de actuación y ponerlo en marcha previendo cualquier situación inesperada.
Gestión digital.
De un tiempo a esta parte, se vienen sustituyendo todos estos documentos físicos por documentos digitales. Con software que procesan toda esta información y facilitan que tanto la empresa como el trabajador tenga acceso a ellos cuando los necesiten.
El trabajador no tiene que preocuparse de guardar sus nóminas y el contrato de trabajo. Lo tiene disponible en una página personalizada a la que accede mediante una contraseña. Como es lógico, solo puede ver la información que le compete personalmente.
Por otro lado, la empresa tiene toda la información laboral en una misma plataforma. La cual la gestiona por categorías, trabajadores y centros de trabajo. En un par de movimientos tiene acceso a las nóminas, a las jornadas laborales, a las vacaciones y permisos, a los documentos relativos a la seguridad social o a sus pagos con hacienda.
Puede imprimir estos documentos en cualquier momento, cuando se lo solicite un organismo público o cuando lo necesiten.
En muchas ocasiones, los software elaboran informes de manera automática, que bien permiten a la empresa cumplir con sus obligaciones con la administración, o facilitan la toma de decisiones para dirigir de forma más efectiva el trabajo.
Kairos, una plataforma informática de Recursos Humanos, recomienda a las empresas el empleo de aplicaciones. Como cualquier aplicación informática, se puede descargar en cualquier dispositivo conectado a internet.
Los trabajadores pueden consultar su información desde su teléfono móvil en cualquier momento y los responsables de la empresa que hayan sido habilitados en la plataforma, gestionar los datos en cualquier lugar. Ya no es necesario que estén delante del ordenador de la oficina.
Existe la tendencia, sobre todo entre la pequeña y mediana empresa, de delegar todo lo relativo a la gestión de Recursos Humanos en una asesoría. Estos profesionales se encargan de cumplir con todo lo relativo a la ley, y la relación de la empresa con el Estado.
Es fundamental que la empresa controle de primera mano cierta información para hacer más efectivo el trabajo. El cumplimiento de la jornada laboral, los permisos, las bajas, las horas extras, los incentivos económicos a los trabajadores, etc.
Con ello se pueden tomar decisiones para hacer más productiva la empresa. Hasta en los casos en los que se ha externalizado la gestión de Recursos Humanos, estas plataformas son de gran utilidad para las empresas. No verlo así es un error.
Obligación de registrar la jornada laboral.
El 8 de marzo del 2019, el gobierno aprobó el Real Decreto 8/2019 por el que obligaba a todas las empresas a llevar un control de la jornada laboral de sus trabajadores. En su momento, el periódico mallorquín Última Hora publicó un artículo muy interesante sobre cómo afectaba esta medida a las empresas.
Los trabajadores de todas las empresas que operan en España, con independencia de su tamaño, deben fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo. La empresa tiene la obligación de generar un informe mes a mes y trabajador por trabajador y guardarlo durante 6 años.
Inspección de Trabajo puede solicitar este informe actualizado a la empresa en cualquier momento. Si la empresa no se lo facilita o lo hace de manera incompleta, incurre en una falta sancionable con una multa que va de 626 a 6.250 € por cada trabajador.
Este informe debe ajustarse a los requisitos de la Ley de Protección de Datos. Esto significa, que la información que contiene no debe hacerse pública, y solo tendrán acceso a ella la empresa, el trabajador y el comité de empresa e Inspección de Trabajo cuando lo soliciten.
Un caso excepcional es como prueba de un juicio. Para demostrar, por ejemplo, el absentismo laboral reincidente.
La ley obliga a que exista un responsable, dentro de la empresa, del tratamiento correcto de los datos reflejados en el informe.
La obligación de llevar un registro de la jornada laboral, y los requisitos que establece la ley, de cómo hacerlo y cómo presentarlo, ha acelerado el proceso de informatización de la gestión de Recursos Humanos.
Las empresas no quieren incurrir en prácticas que se salten la ley y sean objeto de sanción. Esta medida, que para algunos puede parecer un incordio, en realidad, imprime un cierto orden que ayuda a la dirección que se ejerce sobre los trabajadores. Al estar todo registrado por escrito se aclara con rapidez cualquier malentendido.
La utilización de la informática en la gestión de personal ahorra trabajo y permite a las empresas destinar menos efectivos en estas tareas y asignarlas a otras que les pueden resultar más rentables. Con estos medios se tiene la información actualizada y en orden. Una alternativa valiosa tanto para las empresas que tienen un departamento de Recursos Humanos propio, como para aquellas que tienen la gestión externalizada.
