La organización de nuestro almacén es una labor que se debe hacer de forma constante y con una buena logística para que no tengamos problemas de disponibilidad o vencimiento de stock y para que siempre estemos actualizados sobre la cantidad de inventario disponible para nuestras actividades económicas. Sin embargo, al ser una tarea mas que engorrosa, a veces la pasamos por alto o no nos dedicamos a elaborar y cumplir las logísticas eficientes.
¿Cómo debemos organizar nuestro almacén?
La forma en la que esté organizado nuestro almacén debe satisfacer las necesidades de nuestra empresa, y debe permitir adaptarle cada cierto tiempo conforme la empresa va evolucionando, va necesitando más espacio, más rapidez en el flujo de carga y descarga y mejor control sobre los productos disponibles. Esto lo sabemos todos.
Quizá lo que a veces se nos olvida es que esta organización también debe cumplir con fines de productividad, lo que si no se cumple, al final podría ocasionar problemas de liquidez, de sobre stock, o de excesos de obsolescencia, por mencionar algunos.
Para logar una organización más eficiente, siempre se tiene que conocer las áreas básicas que le componen para poder definir lo que necesitamos que suceda en cada una de ella y así maximizar estos espacios.
Las áreas de control en un almacén
Así, Git Doc, expertos en logística, nos comentan cuales son estas áreas básicas y como sacarles el mejor provecho:
- Zona de carga y descarga
Esta es una zona de vital importancia ya que es la zona que se utilizará para movilizar la mercancía, lo cual debe hacerse de forma ágil y rápida y sin incidentes.
El primer paso para lograrlo es que ambas zonas no se coloquen en el mismo espacio físico, sino que estén separadas la una de la otra, por ejemplo, si la zona de descarga está en el ala sur, la de carga debería situarse en el ala norte.
De esta forma se logrará un flujo de la mercancía lo más lineal posible y al máximo de su capacidad.
- Zona de recepción o playa de entrada
Esta zona es en la que se llevarán a cabo tareas como: identificación de la mercancía en comparación con el albarán de transporte, control de calidad y clasificación, entre otros. Por lo que, este espacio debe contar con todo el equipo necesario para realizar dichas actividades de forma eficiente y segura.
Por ejemplo, se debe elegir un sistema lo más eficiente posible para hacer un reconocimiento de la carga: si has recibido la cantidad de mercancía esperada y si tiene la calidad adecuada.
Asimismo, se deben establecer estándares de control, los cuales pueden tratarse de un sistema de conteo por pesaje en el caso de que recibamos productos de gran tonelaje o en gran número de unidades. En estos casos también es importante contar con un espacio lo suficientemente amplio y libre para poder contabilizar la carga, aún más si deberemos descomponer las unidades en paquetes más pequeños para su correcta evaluación.
Igualmente, esta área debe estar bien separada del resto y despejada si vamos a recibir productos en curso de fabricación, y se les debe aplicar una gestión diferente.
Por otro lado, los controles para esta área deben ser también diferentes y llevar a un almacenaje en una zona distinta. De esta forma se evitarán desplazamientos innecesarios y se podrán almacenar las unidades reales esperadas.
- Zona de almacenaje
Aquí llegamos a la zona de almacenaje propiamente dicha que es donde vamos a disponer la mercancía.
Está de más decir que debe aprovecharse al máximo, no solo a lo ancho, sino también a lo largo de esta, por lo que debemos hacer un diseño que nos permita utilizar el espacio disponible en vertical.
Incluso, debemos incluir en la organización de esta área a los almacenes intermedios y los que se ubican a pie de máquina, por ejemplo.
Así, en esta zona en donde vamos a incluir los diferentes sistemas de almacenaje que hayamos diseñado, siempre buscando que se adapte a los diferentes tipos de mercancía, y sus pesos, medidas, alturas, embalajes, naturalezas, etc. Además, se den implementar las diferentes logísticas de flujos de referencias, de información, la creación de recorridos, alturas, elementos de manutención necesarios, etc.
Para lograr una logística efectiva dentro de este espacio, lo primero es diseñar un sistema que nos permita reducir al máximo los movimientos en la zona. Por ejemplo, conociendo que lugar ocupa cada referencia y tomando en cuenta que esta irá cambiando con el tiempo, dependiendo del flujo de la mercancía. Para lograrlo sin tanto dolor de cabeza, lo mejor es implantar un sistema tecnológico que te permita llevar un control automatizado y computarizado de la disposición y la disponibilidad de tu inventario.
Otra forma de lograrlo es por medio de una ubicación eficiente de la zona, la cual se recomienda que sea lo más cerca posible de su punto de uso, de picking o zona de expedición.
Igualmente se recomienda distribuir el almacén en zonas separadas de acuerdo a cada tipo de referencia. Por ejemplo, pensando que no puedes gestionar de la misma forma una materia prima que un producto que ya está terminado.
De la misma forma debemos separar la zona de obsolescencias y la de control de calidad. Es importante tener un espacio físico especifico y bien delimitado para cada una de ellas, para que podamos tener una perspectiva visual de ambos grupos y de los niveles que alcance, de forma de poder controlarlos y luego aplicar las modificaciones necesarias para reducir su nivel o evitar esta incidencia tan poco provechosa para la rentabilidad de nuestra empresa.
Finalmente, la logística debe comprender también aspectos como el tipo de ubicación disponible, elementos de manutención, índice de ocupación, espacio, etc.
- Zona de preparación de pedidos o picking
Esa zona no siempre está presente en todos los almacenes, siendo que por ejemplo, en aquellos donde la unidad de carga es la misma que la de descarga, no sele existir un espacio para el picking. En el caso contrario, debe estar integrada o separada de la zona de almacenaje para lograr una distribución eficiente de las áreas.
Así, existen dos zonas de pincking distintas:
- Integradas. Es cuando utilizamos las estanterías del almacén como zona de picking, de forma que los productos se desmontan de sus unidades de carga originales para incorporarse a pedidos individuales en las propias estanterías donde se ubicaron.
- Separadas. Es cuando destinamos un espacio específico para el proceso de picking, siendo que será exclusiva para esta tarea y diferente a la zona de almacenaje. Así, en ella se recibe mercancía proveniente de la zona de almacenaje, las cuales se colocan en estanterías diseñadas para ello o en posiciones fijas en el suelo, bajo un estricto orden de referencias o casillas.
Cuando hablamos de la organización eficiente de esta zona volvemos a caer en el tema de las decisiones personalizadas multicriterio, ya que podemos encontrar tantos procedimientos y soluciones como empresas distintas hay en el mercado.
Por ejemplo, un primer sistema que podemos emplear es el de picking por oleadas que es bastante eficiente si debemos servir muchos pedidos pequeños a diferentes destinos. Así aplicaremos una única acción de picking para todas las referencias de todos los pedidos, recopilando todas las referencias necesarias en un único recorrido por la zona. Luego, pasaremos a una zona de consolidación en donde realizaremos un segundo picking sobre estas referencias (que estarán desordenadas) para conformar uno por uno todos los pedidos.
En los casos contrarios en los que los pedidos guarden cierta envergadura o naturaleza especial, se recomienda una acción de picking por cada pedido. Aquí, de nuevo será de ayuda un sistema computarizado que nos permita incluir medidas de evaluación y control personalizadas.
Así, si vamos a almacenar algún material personalizado que permanezca en estado semielaborado hasta que haya demanda del cliente, podemos almacenarlos en un área de semielaborados, en donde también llevaremos a cabo el picking y el embalado en esa zona, hasta que el producto esté listo para su expedición.
- Zona de expedición o playa de salida
La zona de expedición está destinada a la agrupación y al embalaje de los pedidos preparados y donde se colocará la mercancía que va a salir del almacén en los camiones de distribución.
Por lo tanto, esta debe ubicarse al lado de la zona de carga de forma que se pueda agilizar lo máximo posible el proceso.
Finalmente, hemos detallado las áreas básicas de un almacén y te hemos dado algunos consejos para su organización y para la implementación de una logística eficiente para el tratamiento de tu mercancía en cada zona, intentando incluir la naturaleza de las diferentes empresas y las diferentes cargas. Sin embargo, esto puede variar de acuerdo a cada situación en particular y de acuerdo a la naturaleza de las distintas cargas.
Lo importante es que esta gestión sea íntegra y esté muy bien sincronizada en por de lograr el objetivo en común de satisfacer la demanda de nuestros clientes.
