Planificar y gestionar con éxito las finanzas de una empresa puede llegar a ser una de las tareas más complicadas e importantes para garantizar la estabilidad y el crecimiento de la misma, sea cual sea ésta (una pequeña empresa familiar, una empresa consolidada con años de trayectoria, etc.).
¿Por qué decimos esto? Precisamente porque se deben tener en cuenta un montón de cosas para mantenerla en condiciones, como tener bajo control los ingresos, cuidar los gastos y saber aplicar las estrategias financieras para sobrevivir a los altibajos del mercado.
Lo peor de todo esto es que la mayoría de las empresas y negocios no saben por dónde empezar ni qué herramientas existen, pero no te preocupes: si eres un empresario o empresaria estresada, aquí estamos nosotros para despejarte todas las dudas en este artículo: quédate y aprenderás a mejorar las finanzas de tu empresa a través del conocimiento de múltiples herramientas y demás.
Una mirada honesta a la situación financiera.
Para empezar a comprender todo este asunto no hay nada mejor que hacer una revisión sincera del estado actual, ya que muchas veces, por falta de tiempo o de conocimiento, se pasa por alto esta etapa, pero no se puede mejorar lo que no se conoce.
Hay que revisar con detenimiento los datos más importantes: cuál es el margen de beneficio real, cómo está el flujo de caja, si hay deudas que estén restando capacidad de inversión, o si se está dependiendo demasiado de uno o dos clientes. También conviene observar si los ingresos son estables, si los gastos están creciendo sin control o si hay áreas en las que se gasta mucho pero no se obtienen buenos resultados. En definitiva: entender si el dinero entra y sale de forma coherente con los objetivos.
Una vez recopilada esta información, lo más práctico es comparar con otros ejercicios anteriores y, si se puede, con empresas del mismo sector, ya que estos análisis pueden revelar tanto riesgos como oportunidades, y será el punto de partida para las decisiones futuras.
Objetivos más allá del papel.
Después de entender el presente, toca mirar al futuro con estrategia, pero para que las mejoras financieras funcionen, los objetivos deben ser claros y realistas. No basta con decir “quiero facturar más” o “hay que reducir gastos”: se debe concretar qué se quiere conseguir, en cuánto tiempo y qué medios se van a utilizar para ello.
Asimismo, estos objetivos financieros deben tener una razón de ser que esté alineada con el propósito de la empresa: debemos tener en cuenta que aumentar beneficios puede ser lo más importante, pero si ello implica sacrificar la calidad del producto o quemar al equipo, quizás no sea el camino adecuado. A veces, mejorar las finanzas no es tan obvio, y es un proceso que pasa más por estabilizar que por crecer, o por cambiar la forma de generar ingresos antes que aumentar su volumen.
La figura del CFO.
En este punto conviene detenerse en una figura cada vez más importante en el mundo empresarial: el CFO. Sus siglas corresponden a “Chief Financial Officer”, o lo que es lo mismo, el director financiero.
¿A qué se dedica este profesional exactamente? No sólo se limita a hacer números: es la persona que se encarga de diseñar y supervisar toda la estrategia económica de la empresa, desde decidir si conviene invertir en una nueva línea de negocio, hasta negociar con bancos o prevenir posibles riesgos que aún no se han materializado. En otras palabras: su trabajo es lograr que la empresa tome decisiones informadas basadas en datos, no en intuiciones o urgencias.
En las grandes empresas, el CFO suele estar en el comité de dirección, pero en muchas pymes, esta figura no existe de forma permanente; por esta razón, la consultoría financiera Buddy aclara que cada vez es más común contratar un CFO externo, freelance o a tiempo parcial, ya que gracias a esta decisión la empresa puede acceder a la experiencia y visión estratégica de un experto sin la necesidad de incorporarlo en plantilla.
Mejora inteligente de los gastos.
Una de las formas más efectivas de mejorar las finanzas es revisar en qué se está gastando el dinero, y valorar si realmente este gasto está aportando valor, ya que muchas empresas mantienen rutinas presupuestarias heredadas o contratos que no se han revisado en años.
Sin embargo, revisar y mejorar los gastos no significa recortar porque sí: Se trata de tomar decisiones basadas en utilidad y eficiencia en lugar de dejarse llevar por lo establecido. A veces, cambiar de proveedor, ajustar una suscripción o actualizar un equipo puede suponer un ahorro importante sin afectar a la calidad del trabajo. En otras ocasiones, es más rentable pagar un poco más por un servicio si con ello se gana en productividad o en tranquilidad.
También conviene estudiar si hay procesos que se están haciendo de forma manual o repetitiva cuando podrían hacerse de forma automática.
El equilibrio en la gestión del inventario.
Para las empresas que trabajan con productos físicos, el inventario puede ser un gran aliado o un auténtico lastre financiero, ¿Por qué decimos esto? Verás:
Tener demasiado stock inmoviliza recursos, genera gastos de almacenamiento y aumenta el riesgo de pérdida o caducidad, pero un inventario escaso también puede ser problemático si genera rupturas de stock y frustración en los clientes.
Por eso, la gestión de inventario debe ser ágil y estar bien conectada con el sector de ventas, ya que no se trata de tener más productos, sino de tener los adecuados en el momento justo. En algunos casos, aplicar estrategias como la venta bajo demanda o los pedidos programados puede liberar capital sin perder capacidad de respuesta.
La importancia de la diversificación.
Otra vía poderosa para fortalecer las finanzas de una empresa es diversificar sus fuentes de ingreso, ya que depender de un solo producto, de un único cliente o de un canal de venta exclusivo puede ser bastante arriesgado: si algo falla en esa dependencia, toda la estructura puede venirse abajo.
La diversificación puede tomar muchas formas: ampliar la gama de productos, explorar nuevos nichos de mercado, incorporar modelos de suscripción o servicios recurrentes, o incluso internacionalizar parte del negocio si el contexto lo permite. También puede consistir en revisar qué líneas están aportando más beneficios y cuáles no merecen tanta atención.
La atención a los cobros.
Uno de los aspectos que más desequilibran las finanzas de muchas empresas es la mala gestión de los cobros. Tener clientes que pagan tarde (o que directamente no pagan) puede provocar serios problemas económicos. Por eso, se deben proponer políticas de cobro claras, usar contratos en condiciones y mantener una comunicación constante con los clientes.
De hecho, en los sectores en los que la morosidad es frecuente, conviene contar con herramientas específicas: seguros de crédito, condiciones de pago por adelantado en ciertos casos o, incluso, intermediarios financieros que adelantan el importe de las facturas.
La tecnología como una amiga, no como una carga.
La digitalización ha puesto al alcance de muchas empresas herramientas que antes eran caras o difíciles de manejar, sin embargo, hoy en día cualquier empresa puede tener una visión clara y en tiempo real de su situación financiera, programar alertas, gestionar presupuestos o analizar resultados con un buen software.
Por ejemplo, detectar a tiempo una bajada de ingresos en una línea concreta o anticipar un mes con poca liquidez para prepararse mejor es una de las mejoras de las que muchas empresas pueden beneficiarse gracias a la tecnología.
Sin embargo, esta decisión debe tener una base clara, no se trata de llenarse de aplicaciones sin sentido: la cosa está en elegir aquellas herramientas que realmente se adapten al tipo de empresa, al ritmo de trabajo y al estilo de gestión. Una solución sencilla pero bien utilizada puede ser mucho más útil que un sistema complicado que nadie entiende.
Formación financiera en el equipo de trabajo.
Es común imaginar que las finanzas solo deben interesar a la dirección o a quien lleva la contabilidad, pero lo cierto es que toda la empresa influye en cómo se utiliza el dinero. Por eso, formar a los trabajadores sobre finanzas y mejoras económicas puede hacer una gran diferencia, y no se trata de convertir a todo el equipo en expertos financieros, sino de compartir información útil, explicar cómo afectan ciertas decisiones a la rentabilidad o promover comportamientos responsables respecto al uso de los recursos.
Cuando el equipo entiende el porqué de las decisiones económicas y se siente parte del proceso, suele implicarse más y aportar ideas que suman.
Sea como sea, hemos aprendido que mejorar las finanzas de una empresa es un proceso constante que requiere análisis, estrategia y compromiso. No hay soluciones mágicas, pero sí hay caminos que funcionan: revisar lo que ya se está haciendo, corregir errores que se repiten por inercia, rodearse de profesionales que aporten perspectiva y, sobre todo, tomar decisiones con información clara y bien interpretada.
Porque cuando las finanzas están ordenadas, todo lo demás fluye con más fuerza.
