Hoy en día la tecnología se ha convertido en parte básica y esencial de nuestro día a día. Hacemos la compra, pedimos citas en entidades públicas, buscamos reseñas sobre servicios que queremos contratar y, por supuesto, las empresas son las primeras que se benefician de ello, a través de los conocidos como: softwares empresariales.
¿Qué es un software empresarial?
Lo primero es saber de que se tratan este tipo de programas. Estos se definen como “cualquier software diseñado específicamente para realizar actividades corporativas y obtener los resultados propios que las diferentes empresas pueden necesitar”.
Si es verdad que esta es una definición muy general, es la que podemos dar para englobar la esencia de todos los tipos de software de gestión que existen, los cuales responden a características y funciones diferentes de acuerdo a su objetivo.
Tipos de softwares empresariales
Cuando una empresa va a adquirir un software de gestión, no solo escoge cualquier a disposición al azar. Existen variedad de softwares diferentes, para las diferentes actividades y necesidades de la industria. Así que la elección de una opción u otra dependerá de las funciones en las que queremos que nos ayude. Aquí sus diferentes versiones:
- Ofimáticos. Son aquellos que ofrecen recursos para trabajo de oficina como: elaboración de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
- De gestión de clientes. Sirven para agendar citas, tener fichas de clientes y otros aspectos relacionados con estos.
- De trabajo remoto. Permiten realizar el trabajo o parte de él desde lugares remotos a la empresa.
- De contabilidad. Están diseñados para hacer todo tipo de operaciones matemáticas y digitalizar los libros de cuentas.
- De análisis. Como su nombre lo dicen, analizan diversos aspectos de interés, arrojando datos que servirán para diseñar y modificar las actuaciones de la empresa.
- De almacenamiento y gestión de información.
- Soluciones ERP. Estos son softwares más completos que aúnan diferentes opciones y que, por lo general, se pueden personalizar e ir ampliando en función de las necesidades.
Características de un buen software de gestión
Si es verdad que existen una variedad de softwares muy diferentes entre sí, todos deben cumplir con ciertas características que garantizan que se trata de un buen producto que en verdad va a agilizar y optimizar las funciones de nuestra empresa. Action Project, expertos en gestión empresarial, nos cuentan cuales son algunas de ellas:
- Debe ser ágil y multidispositivo. Esto quiere decir que los usuarios deben poder acceder a los datos desde cualquier lugar de forma segura, fiable, sencilla y práctica, e incluso desde diferentes dispositivos.
- Debe ser sencillo. De forma que no se pierda tiempo con programas informáticos complicados. Más bien, lo ideal es que sea intuitivo y fácil de usar. Es importante también contar con un buen soporte por si surge cualquier tipo de problema
- Debe ser medible. Cada acción y los resultados obtenidos deben quedar registrados para futuros análisis, y en especial en el caso de emprendedores que necesitan trabajar sobre los datos del día a día.
- Debe tener un diseño modular. Un buen software de gestión está estructurado en módulos pensados para diferentes funciones y departamentos de una empresa. De este modo, se pueden encontrar módulos diferentes para la base de datos de clientes, para la base de datos de artículos, la gestión del almacén, ventas y compras. Dichos módulos, aunque estén separados, deben integrarse unos con otro de manera que la información fluya y te sea posible cruzar datos en tiempo real.
- Debe tener una base de datos común. Una base de datos centralizada es una característica muy importante en un buen software de gestión. Esto porque bastaría con introducir la información una sola vez, pero puede ser consultada y utilizada en todos los módulos del software y por todos los departamentos de la empresa.
- Debe tener un diseño flexible. Ya que la naturaleza de toda empresa es de carácter dinámico, un buen ERP debe responder a ello con flexibilidad para satisfacer sus cambiantes necesidades y crecer junto con la misma. Por lo tanto, debería estar estructurado de manera abierta, de modo que se puedan añadir o quitar módulos sin afectar al resto. Además, un buen software de gestión debería propiciar la conectividad con otras empresas y debería estar preparado para funcionar en línea.
- Debe favorecer el trabajo colaborativo. Los softwares de gestión deben ser una herramienta de trabajo colaborativo entre los miembros de la empresa, poniendo a la disposición de los trabajadores información en tiempo real que permita la toma de decisiones rápida y eficaz.
- Debe permitir el recorte de gastos. Llega un punto en el crecimiento de todo negocio en el que aumentar las ventas no es la única manera de aumentar los beneficios, sino que también deberás centrarte en recortar gastos. Un buen software de gestión sabe que la automatización de tareas y la reducción de redundancias e ineficiencias repercute drásticamente en los costes, logrando una reducción en los gastos.
- Debe tener un buscador integrado. Al igual que utilizas un buscador como Google cuando deseas realizar una búsqueda en Internet, todo buen software de gestión tendrá un buscador que te permita hacer búsquedas dentro de propia base de datos, facilitándote así tu labor y poniendo a tu disposición grandes cantidades de información en tiempo real.
También, cada software de gestión tendrá características esenciales inherentes a sus funciones particulares, por ejemplo, un buen software de gestión de ventas tendrá algunas de estas:
- Ciclo de compras y ventas: para la gestión de clientes y proveedores (facturas, albaranes, presupuestos, etc.), agentes comerciales y comisiones, multidivisa.
- Gestión de almacén: multialmacén, transportistas, gestión de existencias, digitalización de firmas de albaranes, números de serie y lotes, etc.
- Terminal de punto de venta con tickets personalizables y la posibilidad de configurar varios usuarios.
- Gestión de cobros y pagos: selección de formas de pago, creación de remesas bancarias y creación automática de vencimientos de clientes.
- Facturación de contratos: cuotas periódicas y generación de recibos automática.
- Facturación electrónica: creación de factura con PDF firmado y firma masiva de facturas.
- Partes de trabajo: albaraneo y facturación a clientes.
- Informes gráficos y cuadros de mando, con la posibilidad de crear alertas e informes gráficos con información útil para la toma de decisiones.
Ventajas de los softwares de gestión
Otra forma de identificar un buen software de gestión, es a través de los beneficios que aporta a la empresa. Los principales (a nivel general) son:
- Menores costes de gestión, gracias a la reducción de redundancias e ineficiencias.
- Mayor agilidad en el desempeño de las funciones del equipo.
- Automatización de los procesos y mayor rapidez en el desarrollo de las actividades.
- Capacidad de alcanzar a un público mayor atendiéndolo mejor por saber sus preferencias. Obviamente, esta no es una ventaja general, sino que se relaciona con softwares de gestión de clientes.
- Mayor escalabilidad para comenzar y hacer crecer los proyectos.
- Reducción de los errores humanos gracias al uso de la informatización, la cual permite simplificar e incluso, automatizar numerosos procedimientos y por lo tanto, minimizar el riesgo de equivocaciones.
- Mejor y más sencilla toma de decisiones gracias a sistemas de Inteligencia Artificial.
- Ofrece opciones escalables, que nos permiten trabajar sólo con lo que necesitamos, siendo más sencillo y económico que contando con completos y completos programas.
