¿Cómo hacer un seguimiento de la productividad de tu equipo?

¿Cómo hacer un seguimiento de la productividad de tu equipo?

Conocer el desempeño del equipo es un cuidado necesario que debes hacer si quieres que tu negocio se mantenga siempre en un nivel de rendimiento óptimo. Que los empleados cumplan plazos, desempeñen sus tareas correctamente y trabajen de manera sinérgica es esencial para asegurar que la empresa funcione bien y pueda ofrecer servicios de calidad a sus clientes.

El procedimiento de seguimiento y control de un equipo de trabajo establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades de un proyecto, establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.

Sin embargo, esto no siempre es una tarea fácil, por lo que Timenet, expertos en gestión empresarial, nos comparten algunos consejos claves para el seguimiento del rendimiento de un equipo.

Mide el desempeño de tu equipo para promover cambios

Este sería el principal objetivo de la tarea de seguimiento. Para esto, lo primero que debe entender un líder de equipo es loa importancia de delegar diferentes tareas entre los diferentes miembros de equipos, de forma que cada uno cumpla una labor rastreable dentro del proyecto.

Concentrar varias tareas en manos de una sola persona sin aprovechar los talentos de un equipo es ineficaz y obsoleto, mientras que al delegar multiplicamos la productividad.

Aunque muchos lo creen así, distribuir actividades no quiere decir que el líder no tenga más responsabilidad, sino que la compartió y maximizó resultados.

Lo que si tiene que hacer es redoblar su atención en relación a su equipo, acompañándolo en el desarrollo de proyectos y observando el desempeño individual, además de:

  • comprobar los caminos;
  • producir ajustes;
  • ofrecer retroalimentación;
  • proporcionar recursos para que todo ocurra con éxito.

 

Aplica un seguimiento por etapas

Todo seguimiento necesita ser planificado, ya que si actuamos aleatoriamente no es adecuado para optimizar el trabajo, medir resultados y cumplir metas.

Así, para realizar la supervisión de las tareas por etapas y obtener el mejor resultado posible debes:

 

  1. Establecer un deadline para completar cada actividad

El primer paso siempre es definir un plazo final para su entrega. Sin embargo, se debe considerar la flexibilidad: antes de cerrar fechas y deadlines, el líder puede conversar con los integrantes del equipo para viabilizar negociaciones en caso que no puedan terminar a tiempo.

  1. Haz informes periódicos

Con el fin de acompañar el desempeño del equipo de cerca, tener información importante siempre a mano y tomar las decisiones más adecuadas sobre el rendimiento del equipo,  el gestor debe elaborar informes periódicamente.

En dichos informes se debe procurar incluir la siguiente información:

  • obediencia a cronogramas;
  • progresos;
  • movimientos de actividades;
  • proyectos en curso.

 

  1. Establece indicadores de rendimiento individual

Uno de los indicadores más complicados de acompañarse y medir es la capacidad productiva de los empleados. Por esto, el gestor debe crear indicadores para cada uno de ellos de forma individual, de manera que se tomen en cuenta los diferentes puntos fuertes y débiles de cada trabajador por separado.

Aquí deberás evaluar aspectos como el compromiso, tiempo para realizar tareas similares y tiempo de disponibilidad de cada colaborador.

  1. Establece métodos y utiliza la tecnología

Es tener un método definido para realizar el seguimiento, que esté muy lejos de acciones al azar que no llevarán al cumplimiento de los objetivos.

Además, el uso de soluciones tecnológicas será de gran utilidad para hacerlo con practicidad y seguridad. Por ejemplo, sería ideal confiar en un método enfocado en individuos y tareas, así como en el debido funcionamiento de softwares, que sean los responsables de gestionar activos digitales, reunir datos y presentar respuestas rápidas y comparaciones precisas.

Seguimiento del rendimiento de un equipo remoto

En el último año, trabajar con equipos remotos se ha vuelto cada vez más habitual debido a las medidas de confinamiento dictadas por los gobiernos.

Además, las organizaciones se han dado cuenta que pueden ahorrar mucho dinero en impuestos y costes salariales al contratar personal desde casa, o incluso en diferentes estados o países.

Sin embargo, trabajar a distancia conlleva una serie de retos. Entre ellos, que la coordinación de grupos que operan en diferentes zonas horarias y desde diferentes lugares, al igual que la comunicación entre el equipo, puede ser un gran desafío.

Igualmente, te tenemos algunos consejos para mejorar y realizar un seguimiento de la productividad de tu equipo remoto:

  1. Fomentar las buenas relaciones entre sus equipos

Lo primero es mantener la cohesión del equipo, incluso en la distancia, creando las condiciones para que prospere el compañerismo del equipo.

Por ejemplo, podrías animarles a que se ayuden entre ellos en tareas difíciles o si hay demasiado trabajo para uno pero no tanto para otra persona.

Aunque parezca necesario para mantener la comunicación, hacer demasiadas reuniones de negocios más bien puede llegar a ser improductivo e innecesario. Lo que se debe procurar es siempre mantener a todo el equipo informado y al día; de forma que todos sientan que  realmente forman parte de algo.

También es bueno que les hagas saber cómo sus tareas específicas se han reflejado en el producto o servicio final, mostrarles ejemplos de su trabajo en la vida real del mismo: si trabajaron en un sitio web, enviarles un enlace, etc.

2. Hacer que los procesos sean lo más eficientes posible

Revisa tus procesos y revisa su eficiencia, recordando que también puede que sea necesario repasarlos cliente por cliente. La idea es encontrar qué puede eliminarse para que las cosas sean más ágiles y eficaces.

Para esta tarea volvemos a recomendarte el uso de la tecnología. Usar una aplicación es mucho más eficiente cuando se quiere aumentar la productividad de la empresa.

3. Asignar a las tareas límites de tiempo cortos pero realistas

Regresando al tema de los deadlines, aquí hay que limitar el tiempo que tu equipo dedica a cada tarea.

Tu equipo se tomará tanto tiempo para completar una tarea como les des, por lo que hay que darles poco tiempo para terminar algo. Esto porque está comprobado que las personas tienen una manera de hacer que su trabajo se amplíe para ajustarse a la fecha límite que se les ha asignado.

Eso sí, nada de tareas demasiado largas en tiempos ridículamente cortos, todos los objetivos tienen que ser lo más realista posible.

4. La confianza es mejor que el control

A diferencia del trabajo de oficina, el entorno remoto no te permite observar lo que están haciendo tus empleados en todo momento. Por lo mismo quizá puedes tener la sensación de que necesitas controlarles a ellos y sus horarios, pero, en vez de eso, intenta confiar en ellos. Además que, justamente esta flexibilidad, es una de las mayores ventajas de tener equipos remotos.

En cualquier caso, lo que puedes hacer es recomendarles el uso de herramientas donde puedan hacer un seguimiento de su tiempo en las redes sociales, su tiempo más productivo y cuánto procrastinan en ciertas situaciones, ayudándoles a ser más eficientes durante su jornada.

5. Fomentar una competencia sana

Hacer que tus equipos remotos vean un cuadro de honor de líderes puede fomentar una competencia amistosa entre ellos y entre los equipos por igual. Esto también te puede dar la oportunidad de ver cómo trabajan tus equipos y empleados individuales. Incluso, a final de mes o al final del trimestre, podrías dar una recompensa a los mejores empleados de forma que los motives a ser cada vez mejores.

Por el contrario, trata de evitar criticar directamente a un empleado con bajo rendimiento. En lugar de eso, adopta un enfoque más sutil que funcione en su ego y conciencia, ya que a nadie le gusta obstaculizar el progreso de su equipo. Convierte las criticas en comentarios enfocados en la mejora del individuo e incluye incentivos para animarles a ser mejores en el próximo proyecto.

6. Toda comunicación debe ser eficaz

La comunicación será clave en el entorno a remoto. Por ejemplo, si va a haber una reunión,  asegúrate de que todos estén preparados; ya que este tipo de situaciones pueden llegar a ser bastante estresantes, incluso si estás preparado. Además que si no se tiene una lista de puntos e información realmente importante a debatir en el reunión y se cae en la desorganización, redundancia y pérdida de tiempo, se pueden volver tóxicas para el equipo.

Por lo tanto, mantén las reuniones al mínimo y deja que la gente trabaje sin añadir el estrés de una reunión.

Trabajar con equipos remotos tiene sus beneficios y desafíos, afortunadamente hay estrategias y tecnologías que pueden mitigar significativamente los obstáculos que se puedan presentar. Por ejemplo, el uso de la tecnología será clave para mejorar la comunicación y productividad. También puedes utilizar la tecnología para hacer un seguimiento de lo que tu equipo está haciendo e incluso fomentar cierta competencia. No olvides que deberás confiar en tu equipo, aprender a ser flexible y mantener una excelente comunicación.